Pengertian Umum Surat Niaga dan Jenis Surat Niaga (Dagang)

Yang dimaksud dengan surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat Niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa. Secara Umum Pengertian Surat Niaga (Dagang ), Surat Niaga adalah surat yang ditulis untuk kepentingan-kepentingan bisnis atau perdagangan. Dengan demikian, surat perjanjian jual beli pun dapat digolongkan ke dalam surat karena didalamnya menyangkut kepentingan bisnis. Isis surat itu melibatkan pihak penjual dan pihak pembeli. Untuk mengetahui jenis-jenis surat niaga atau Jenis-jenis  Surat Dagang mari kita lihat pernyataanya seperti dibawah ini.

Atau definisi surat niaga yang lainnya adalah sebuah surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstern, secara intern dapat diartikan surat ini dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya. Dan jika secara ekstern surat ini dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau bada usaha lain. Surat niga juga sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis

Jenis-Jenis Surat Niaga atau Surat Dagang 

Berikut ini merupakan berbagai jenis surat niaga yang biasa digunakan dalam kepentingan bisnis antara lain :

a. Surat Perjanjian jual beli 

b. Surat Penawaran 

c. Surat Permintaan

d. Surat Pesanan

e. Surat Pengantar pengiriman barang

f. Surat Pemberitahuan penerimaan barang

g. Surat pengiriman pembayaran

h. Surat pengakuan penerimaan pemabayaran, dan lain sebagainya.

Inilah fungsi surat niaga

Adapun fungsi dari surat niaga diantaranya sebagaimana berikut ini:

• Berfungsi sebagai bukti nyata hiitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
• Berfungsi sebagai alat pengigat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
• Berfungsi sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
• Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
• Berfungsi sebagai alat promosi.
• Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
• Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.

Prosedur Niaga Tujuan dari kegiatan niaga adalah terjadinya transaksi, yaitu adanya kesepakatan jual beli yang ditandai penyerahan barang atau jasa oleh pihak penjual dan penyerahan uang oleh pihak pembeli. Sebelum terjadinya transaksi kedua pihak akan melewati proses yang disebut prosedur niaga. Rangkaian tahapan dimulai dari perkenalan, permintaan penawaran, pesanan dan pengiriman pesanan.

Daftar Istilah Niaga

• Accomodation, akomodasi = semua yang memenuhi keperluan seperti penginapan dan transportasi.
• After Sales Service = layanan purna jual
• Bonafide = bisa dipercaya
• Brosur = lembaran berita yang umumnya berisi gambar dan keterangan singkat mengenai produk tertentu.
• Cargo = muatan
• Certificate of origin = surat keterangan yang menyatakan asal barang diimpor.
• Commercial Invoice = faktur untuk perdagangan internasional
• CCB / (Claim Constatering Bewijs) = surat bukti kerusakan barang
• Claim = hak untuk memperoleh ganti rugi atau perbaikan
• Confidential = kepercayaan kepada orang tertentu mengenai hal-hal yang berkaitan dengan masalah pribadi
• Consignment = konsinyasi, perdagangan titip jual
• Devident = pembagian keuntungan untuk pemilik saham yang besarnya ditetapkan oleh direksi dan disahkan dalam rapat pemegang saham.
• DP (Down Payment) = uang muka, panjar
• Faktur = surat perhitungan mengenai barang-barang yang dijual (tanda bukti jual beli barang).
• Grace period = masa tenggang, masa penangguhan pengembalian pinjaman.
• Joint venture = gabungan beberapa perusahaan untuk bekerjasama dengan cara bagi hasil.
• Konosemen / (Bill of Loading = B/L) = surat angkutan barang yang dikirim dengan kapal laut.
• Leasing = penyewaan
• Long term loan = pinjaman jangka panjang lebih dari lima tahun.
• Mail order selling = penjualan barang melalui pos
• Manual = buku pedoman pengoperasian barang
• Monster, sample = contoh barang
• Packaging = pengepakan
• Packing list = daftar rincian barang dalam peti
• Patent = hak dari pemerintah kepada orang atau badan yang menemukan hasil atau karya tertentu.
• Promes = surat pernyataan kesanggupan dari orang yang berhutang untuk membayar pada waktu yang ditetapkan.
• Ready stock = persediaan barang yang siap untuk dikirim.
• Retail outlet = toko eceran
• SE & O (salvo errore at ommisionem) atau sering juga disebut
• E & O (error & ommissions excepted) = perhitungan dapat dibetulkan jika terdapat kesalahan.
• Underwriter = pemegang resiko, orang atau perusahaan yang menangani masalah asuransi.

Sifat penawaran

• Penawaran bebas = penawaran yang tidak terikat oleh jangka waktu tertentu. Jika sewaktu-waktu terjadi perubahan harga, maka tidak perlu diberitahu lebih dahulu.
• Penawaran berjangka = penawaran dengan syarat jual beli dan harga barang ditawarkan hanya dalam jangka waktu tertentu.
• Penawaran terikat = penawaran dengan syarat-syarat tertentu dan hanya terikat. Jika sewaktu-waktu terjadi perubahan harga, penjualan harus memberitahu terlebih dahulu.

Cara Pembayaran

• Dibayar di muka = barang-barang dibayar sebelum barang diterima atau sebelum barangnya ada.
• Dibayar kontan (cash) = barang dibayar tunai bersama surat pesanan.
• Dibayar di belakang = pembayaran dilakukan beberapa saat setelah barang diterima.
• CAC (Cash and Carry) = barang dibayar terlebih dahulu sebelum dibawa, atau uang diterima lebih dahulu baru barang dikirim.
• COD (Cash on Delivery) = pembayaran dilakukan pada saat barang diterima.
• Secara rembers = pembeli menyerahkan pembayaran kepada pengangkut barang pada waktu barang diserahkan.
• Pada waktu dokumen tiba = pembayaran dilakukan pada waktu dokumen tiba. Pembeli harus menebus dokumen tersebut baru dapat mengambil barangnya di gudang pelabuhan.

Potongan harga

• Potongan tunai = potongan yang diberikan karena pembeli membayar tunai.
• Korting atau discount = potongan yang diberikan karena membeli dalam jumlah besar.
• Rabat = potongan yang diberikan kepada agen atau toko karena barang hendak dijual lagi.
• Refaksi = potongan karena pada barang yang dikirim terdapat kesalahan mutu.

Potongan berat

• Tarra = potongan berat kotor barang
• Ekstra tarra = potongan barang karena pembungkusnya yang luar biasa misalnya peti yang memakai pelat besi.
• Tarra netto = potongan berat yang diberikan setelah barang ditimbang dengan sungguh-sungguh.
• Tarra faktur = potongan berat kotor barang yang resmi dicantumkan pada barang yang dikirim.

Cara Penyerahan Barang

• Loco Gudang = barang diserahkan kepada pembeli sebelum dibungkus atau ditimbang. Pembeli menanggung ongkos penimbangan, pengepakan.
• Franco Station = ongkos mengangkut barang dari gudang sampai stasiun kereta api ditanggung pembeli.
• FOB (Free On Board) = penjual menanggung ongkos pengangkutan sampai barang dimuat di kapal.
• C & F (Cost and Freight) = semua ongkos termasuk pengangkutan barang dengan kapal ditanggung oleh penjual.
• CIF (Cost Insurance and Freight) = semua ongkos barang termasuk asuransi dan pengangkutan dibayar oleh penjual.
• FOR (Free On Rail) = semua ongkos sampai barang dimuat ke dalam kereta api oleh penjual.
• FOS (Free on Station) = penjual menanggung ongkos sampai barang tiba di stasiun, tetapi ongkos memasukkan ke dalam gerbong dan ongkos kereta api ditanggung pembeli.
• FAS (Free Alongside Ship) = penjualan dilakukan di luar kapal. ongkos selanjutnya ditanggung pembeli.
• FOS (Free Overside Ship) = biaya pemindahan barang dari kapal ke motor sudah termasuk harga barang.
• CIFIC (Cost Insurance and Freight Inclusive Commision) = semua ongkos kapal, komisi dan asuransi ditanggung penjual.

Demikian Penjelasan singkat yang membahas tentang pengertian umum surat niaga dan jenis-jenisnya, semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

(Pustaka:Cerdas Berbahasa Indonesia, Hal : 82, Penerbit : Erlangga. 2006.Jakarta, Penulis : Engkos Kosasih)